Darbuotojų mokymo platforma šiandien nebėra tiesiog dar viena skaitmeninė erdvė, kurioje įkeliami vaizdo įrašai, PDF dokumentai, skaidrės, testai ir kita mokomoji informacija. Organizacijose, kuriose mokymai vyksta nuolat, ji tampa technologinės infrastruktūros dalimi – sistema, valdančia darbuotojų prieigas, mokymosi procesus, pažangą, sertifikavimą, webinarus, grįžtamojo ryšio fiksavimą, ataskaitas ir kitus procesus.
Todėl renkantis lūkesčius atitinkančią darbuotojų mokymo platformą, svarbu vertinti ne tai, kuri sistema turi ilgiausią funkcijų sąrašą, o tai, kaip gerai ji įsilies į konkrečios organizacijos procesus ir kiek administracinio darbo pareikalaus po metų, dvejų ar penkerių.
Netinkamai pasirinkta LMS gali sukurti papildomo darbo vietoje to, kad efektyviai automatizuotų per daug laiko atimančius techninius uždavinius. Tinkamai suprojektuota mokymų sistema, priešingai, leidžia vienoje vietoje valdyti darbuotojų edukaciją, programinei įrangai dedikuoti pasikartojančius procesus ir vadovams pateikti aiškius duomenis apie tai, kas iš tiesų vyksta organizacijoje.
Pradėti reikėtų ne nuo platformos, o nuo mokymo proceso
Viena dažniausių klaidų – pradėti darbuotojų mokymo sistemos paiešką lyginant Moodle, Thinkific, TalentLMS ar kitų sistemų funkcijas. Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo logiška, tačiau organizaciniu požiūriu – ne visada.
Prieš renkantis platformą pirmiausia reikėtų rasti atsakymus į esminius klausimus:
- Kuriems darbuotojams bus skirtas mokomasis turinys?
- Kaip darbuotojai pateks į sistemą?
- Kas priskirs mokymus?
- Ar mokymai bus privalomi?
- Ar jų galiojimas turės terminą?
- Ar reikės periodinio pakartotinio mokymo?
- Kas stebės pažangą?
- Kam bus teikiamos ataskaitos?
- Ar reikalingi sertifikatai?
- Ar skirtingiems padaliniams bus taikomos skirtingos mokymo programos?
- Kokiose kitose sistemose jau saugomi darbuotojų duomenys?
- Kas administruos LMS po jos paleidimo?
Tik tada galima vertinti ir gilintis į atliepiančią poreikius technologiją.
Organizacijai, kurioje 80 darbuotojų kartą per metus privalo išklausyti keletą vidinių mokymų, reikės visai kitokio sprendimo nei įmonei, turinčiai kelis tūkstančius darbuotojų, dešimtis padalinių, dirbančiai skirtingose šalyse ir keliančiai tikslus nuolat atnaujinti kompetencijų programas.
LMS turi būti projektuojamas pagal unikalią specifiką, o ne Jūsų individios sąlygos pritaikomas prie pasirinktos LMS.
1. Įvertinkite, kaip darbuotojai pateks į platformą
Prisijungimas atrodo smulkmena tol, kol sistemoje nėra kelių šimtų ar kelių tūkstančių vartotojų.
Mažoje organizacijoje gali pakakti darbuotojui sukurti paskyrą ir išsiųsti prisijungimo duomenis el. paštu.
Augant organizacijai toks modelis pradeda generuoti administravimo kaštus:
- reikia kurti paskyras;
- šalinti darbą palikusius darbuotojus;
- keisti el. pašto adresus;
- spręsti pamirštų slaptažodžių problemas;
- kontroliuoti, kas vis dar turi prieigą prie vidinio turinio.
Todėl didesnėse organizacijose verta svarstyti apie SSO – Single Sign-On galimybes.
SSO leidžia darbuotojui prisijungti prie mokymų sistemos naudojant organizacijos autentifikavimo infrastruktūrą. Pavyzdžiui, kai kurios verslui skirtos LMS versijos palaiko OpenID Connect pagrindu veikiantį SSO. (Thinkific Support)
Tai nėra tik vartotojo patogumo funkcija.
SSO gali supaprastinti:
- naudotojų prieigos kontrolę;
- paskyrų administravimą;
- darbuotojų išėjimo procesą;
- IT saugumo politikos taikymą;
- autentifikavimo valdymą vienoje vietoje.
Jeigu organizacija jau naudoja centralizuotą identiteto valdymą, LMS gebėjimas integruotis su juo turėtų būti vienas iš techninių atrankos kriterijų.
2. Vartotojų struktūra turi atitikti organizacijos struktūrą
Darbuotojų mokymo platformoje svarbu ne tik turėti vartotojų sąrašą.
Reikia turėti įrankius, padedančius suprasti, kas tas vartotojas yra organizacijoje.
Praktikoje dažnai prireikia tokių atributų:
- įmonė;
- padalinys;
- skyrius;
- pareigos;
- komanda;
- vadovas;
- darbo vieta;
- šalis;
- kalba;
- kompetencijų grupė;
- darbuotojo statusas.
Šie duomenys vėliau tampa automatizavimo pagrindu.
Pavyzdžiui:
Naujam pardavimų skyriaus darbuotojui Lietuvoje automatiškai priskiriama onboarding programa, produktų mokymai, BDAR kursas ir informacijos saugumo mokymas.
Tuo tarpu gamybos darbuotojui gali būti automatiškai priskiriamas visai kitas mokymo kelias.
Jeigu visa tai administratorius turi atlikti rankiniu būdu, sistema techniškai veikia, tačiau organizacija neturi efektyvios mokymų infrastruktūros.
3. Mokymų priskyrimas turi būti automatizuojamas
Įmonėse darbuotojų mokymų administravimo problema dažniausiai atsiranda ne kuriant mokymų turinį, o jį valdant.
Tipinis procesas atrodo taip:
- HR gauna naujo darbuotojo duomenis.
- Administratorius sukuria LMS paskyrą.
- Suranda tinkamus kursus.
- Priskiria mokymus.
- Išsiunčia informaciją.
- Po kelių dienų tikrina, ar darbuotojas pradėjo mokymą.
- Siunčia priminimą.
- Tikrina, ar darbuotojas mokymą baigė.
- Generuoja sertifikatą.
- Informuoja vadovą.
Jeigu organizacijoje per metus atsiranda keli šimtai naujų darbuotojų, šis procesas tampa reikšminga administracine našta.
Gerai suprojektuotoje darbuotojų mokymo platformoje didelė dalis šių veiksmų gali vykti automatiškai.
Pavyzdžiui:
darbuotojas sukuriamas → priskiriamas grupei → gauna mokymus → gauna priminimus → užbaigia programą → sugeneruojamas rezultatas arba sertifikatas → informacija patenka į ataskaitą.
Būtent čia atsiskleidžia tikroji LMS vertė.
Ne mokymų medžiagos kokybėje (kuri taip pat labai svarbi), o mokymo proceso automatizavime.
4. Įvertinkite ne tik kursų kūrimą, bet ir turinio standartus
Jeigu organizacija kuria sudėtingesnius interaktyvius mokymus arba bendradarbiauja su išoriniais turinio kūrėjais, verta iš anksto įvertinti, kokius mokymo turinio standartus palaiko pasirinkta platforma.
Vienas plačiausiai naudojamų standartų yra SCORM.
SCORM apibrėžia, kaip mokymo turinys yra archyvuojamas („supakuojamas”) ir kaip jis komunikuoja su LMS. Techniniu požiūriu SCORM paketas turi savo protokolą, o įkeltas turinys į LMS gali perduoti LMS informaciją apie mokymosi procesą. (SCORM.com)
Tai gali būti, pavyzdžiui:
- mokymo baigimo būsena;
- testo rezultatas;
- mokymosi progresas;
- tam tikri vartotojo veiksmai;
- praleistas laikas.
Tačiau nereikėtų automatiškai reikalauti SCORM vien todėl, kad tai žinoma santrumpa.
Jeigu mokymo turinį sudaro vaizdo įrašai, tekstai, dokumentai ir paprasti testai, dažnai pakanka pačios LMS funkcijų.
SCORM tampa svarbesnis, kai:
- naudojami išoriniai kursų kūrimo įrankiai;
- perkamas trečiųjų šalių mokymo turinys;
- kursus reikia perkelti tarp skirtingų LMS;
- kuriamos sudėtingos interaktyvios mokymosi veiklos.
Todėl vertinti reikėtų ne „ar LMS turi SCORM“, o kokio formato mokymo ekosistemą organizacija planuoja kurti.
5. Integracijos dažnai yra svarbesnės už pačios LMS funkcijų skaičių
Izoliuota darbuotojų mokymo platforma ilgainiui sukuria duomenų dubliavimą.
Darbuotojo informacija jau gali egzistuoti:
- HR sistemoje;
- Microsoft Entra ID;
- CRM;
- ERP;
- personalo valdymo sistemoje;
- darbo grafikų sistemoje.
Jeigu tuos pačius duomenis reikia rankiniu būdu perkelti į LMS, mokymų administravimo procesas tampa fragmentuotas.
Todėl vertinant sistemą reikėtų klausti:
Su kuo LMS turės keistis duomenimis?
Technologiškai integracijos gali būti realizuojamos skirtingai:
- API;
- webhook;
- SSO;
- standartinėmis platformų integracijomis;
- automatizavimo sistemomis;
- duomenų importu ir eksportu;
- tarpinės programinės įrangos komunikacija.
Kai kuriose enterprise LMS versijose API, SSO, pažangesnė analitika ir automatizuotos darbo eigos pateikiamos būtent kaip aukštesnio lygio verslo funkcijos. (Thinkific)
Mokymosi technologijų ekosistemose taip pat naudojamas LTI standartas, skirtas mokymosi sistemoms ir išoriniams įrankiams sujungti. 1EdTech jį apibrėžia kaip techninį standartą, leidžiantį integruoti mokymo įrankius su mokymosi aplinka ir perduoti informaciją apie naudotojus, jų roles bei registraciją. (1edtech.org)
Organizacijai nebūtina naudoti visų šių technologijų.
Svarbu, kad pasirinkta platforma neuždarytų organizacijos savo ekosistemoje, jeigu ateityje atsiras integracijų poreikis.
6. Ataskaitos turi atsakyti į verslo klausimus
LMS viduje dažnai pateikiamos vizualiai patrauklios analitikos suvestinės.
Tačiau vadovams reikėtų vertinti ne grafikų kiekį, o tai, ar sistema gali atsakyti į konkrečius organizacijos klausimus.
Pavyzdžiui:
Kiek darbuotojų dar nėra baigę informacijos saugumo mokymo?
Kurio padalinio mokymų užbaigimo rodiklis mažiausias?
Kurių darbuotojų sertifikatai baigs galioti per artimiausias 30 dienų?
Ar nauji darbuotojai onboarding programą užbaigia per nustatytą laiką?
Kokiuose mokymo etapuose darbuotojai dažniausiai sustoja?
Kurie mokymai praktiškai nėra naudojami?
Tai jau ne bazinė „LMS statistika“.
Tai kritinė valdymo informacija.
Todėl prieš perkant platformą verta susirašyti 10–15 klausimų, į kuriuos vadovybė, HR arba mokymų komanda norės reguliariai gauti atsakymus.
Tada demonstracijos metu paprašyti tiekėjo parodyti, kaip į kiekvieną iš jų būtų atsakoma realioje sistemoje.
7. Privalomieji mokymai reikalauja kitokios architektūros
Jeigu darbuotojų mokymas organizacijoje susijęs su atitiktimi, sauga, reglamentais arba privalomu kompetencijų patvirtinimu, LMS reikalavimai keičiasi.
Tokiu atveju gali būti svarbu:
- nustatyti mokymo galiojimo terminą;
- automatiškai priskirti pakartotinį mokymą;
- saugoti užbaigimo istoriją;
- identifikuoti vartotoją;
- fiksuoti testo rezultatą;
- saugoti sertifikatą;
- turėti audituojamą mokymosi istoriją;
- generuoti ataskaitas pagal padalinius ar darbuotojų grupes.
Paprasta „kursų svetainė“ tokioje organizacijoje gali būti nepakankama net tada, kai vizualiai atrodo patraukliai.
Čia LMS jau atlieka kontrolės ir atsekamumo sistemos funkciją.
8. Nepamirškite administratoriaus
Vienas svarbiausių LMS vertinimo kriterijų dažnai lieka neaptartas:
kas su šia sistema dirbs kiekvieną savaitę?
Darbuotojui platformoje gali tekti praleisti vieną valandą per mėnesį.
Administratoriui – keliasdešimt.
Todėl administravimo kokybė yra ne mažiau svarbi nei naudotojo sąsaja.
Reikėtų įvertinti:
- kaip kuriami vartotojai (users);
- kaip atliekami masiniai (bulk) pakeitimai;
- kaip administruojamos grupės (groupes);
- kaip kopijuojami kursai (courses);
- kaip keičiamos prieigos (enrollments);
- kaip ieškoma vartotojų;
- kaip eksportuojami duomenys;
- kaip koreguojamos klaidingos registracijos;
- kaip veikia administratoriams skirtos rolės ir teisės.
Sistema, kurioje kiekvienam pakeitimui reikia penkių papildomų veiksmų, esant 50 vartotojų gali atrodyti visiškai tinkama.
Esant 5 000 vartotojų tai tampa rimta priežiūros problema.
9. Vertinkite ne licencijos kainą, o bendrą valdymo kainą
Lyginant darbuotojų mokymo platformas labai lengva apsiriboti vienu skaičiumi:
kiek kainuoja LMS per mėnesį?
Tačiau reali sistemos kaina yra platesnė.
Vertėtų skaičiuoti bent:
**LMS licencija
- diegimas
- konfigūravimas
- integracijos
- turinio migracija
- dizaino pritaikymas
- administravimas
- techninė priežiūra
- vidinių darbuotojų darbo laikas.**
Tai yra artimesnis Total Cost of Ownership (TCO) vertinimas.
Pigesnė LMS, kurioje darbuotojų duomenis kas savaitę reikia importuoti rankiniu būdu, po dvejų metų gali kainuoti daugiau nei brangesnė sistema, integruota su organizacijos HR infrastruktūra.
Lygiai taip pat labai galinga enterprise sistema gali būti ekonomiškai nepagrįsta organizacijai, kuriai reikia valdyti 150 darbuotojų ir penkis mokymo kursus.
10. SaaS ar savarankiškai valdoma LMS?
Tai vienas esminių architektūrinių sprendimų.
SaaS platforma
SaaS atveju technologinę infrastruktūrą valdo platformos tiekėjas.
Dažniausiai organizacijai nereikia rūpintis:
- serveriais;
- platformos branduolio atnaujinimais;
- infrastruktūros masteliu;
- dalimi techninės priežiūros.
Tai sumažina vidinę IT apkrovą, tačiau organizacija turi veikti pagal tiekėjo nustatytas produkto ribas, kainodarą ir funkcijų plėtros modelį.
Savarankiškai valdoma LMS
Tokios sistemos kaip Moodle suteikia daug daugiau kontrolės infrastruktūros, konfigūracijos ir funkcionalumo atžvilgiu.
Tačiau kartu atsiranda atsakomybė už:
- hostingą;
- atnaujinimus;
- papildinius;
- atsargines kopijas;
- našumą;
- saugumą;
- testavimo aplinką;
- techninę priežiūrą.
Todėl klausimas nėra:
„Kuri technologija geresnė?“
Teisingesnis klausimas:
„Kokio lygio kontrolės organizacijai reikia ir kokią techninę atsakomybę ji pasirengusi prisiimti?“
11. Platformos mastelis nėra vien vartotojų skaičius
Tiekėjai dažnai kalba apie galimybę aptarnauti tūkstančius vartotojų.
Tačiau tikrasis LMS mastelis turi kelias dimensijas.
Reikėtų vertinti:
- vartotojų skaičių;
- vienu metu prisijungiančių vartotojų skaičių;
- kursų kiekį;
- administratorių skaičių;
- organizacinių vienetų kiekį;
- šalių ir kalbų kiekį;
- integracijų skaičių;
- ataskaitų sudėtingumą;
- automatizavimo scenarijų kiekį.
500 darbuotojų vienoje įmonėje gali būti paprastesnis scenarijus nei 200 darbuotojų, veikiančių dešimtyje padalinių, keturiomis kalbomis ir su skirtingomis mokymų programomis.
12. Duomenų nuosavybė ir galimybė išeiti iš platformos
Apie šį klausimą dažniausiai pradedama galvoti tik tada, kai nusprendžiama keisti LMS.
Tada paaiškėja, kad reikia perkelti:
- vartotojus;
- kursus;
- failus;
- progresą;
- testo rezultatus;
- sertifikatus;
- mokymosi istoriją.
Todėl dar prieš pasirenkant platformą verta išsiaiškinti:
- kokius duomenis galima eksportuoti;
- kokiu formatu;
- ar galima eksportuoti visą mokymosi istoriją;
- kaip gaunami kursų failai;
- ar yra API;
- kas nutinka duomenims nutraukus sutartį.
Tai yra vendor lock-in rizikos valdymas.
Platformą reikia vertinti ne tik pagal tai, kaip lengva į ją ateiti, bet ir pagal tai, kaip sudėtinga iš jos išeiti.
13. Darbuotojo patirtis taip pat turi verslo vertę
Techninė architektūra svarbi, tačiau sistema neveiks, jeigu darbuotojai ja nesinaudos.
LMS diegimo tyrimai taip pat rodo, kad sėkmingas sistemos įgyvendinimas priklauso ne vien nuo technologijos – svarbu suprasti skirtingų suinteresuotųjų grupių poreikius ir užtikrinti realų sistemos naudojimą. (arXiv)
Darbuotojui turi būti aišku:
- kur prisijungti;
- ką jis turi atlikti;
- iki kada;
- kiek mokymo liko;
- kur tęsti pradėtą mokymą;
- ką jis jau baigė;
- kur rasti sertifikatą;
- ką daryti iškilus problemai.
Kiekvienas nereikalingas žingsnis didina administratoriui siunčiamų klausimų skaičių.
Todėl gera naudotojo patirtis nėra vien dizaino klausimas.
Ji tiesiogiai mažina administravimo kaštus.
Kaip išties praktiškai pasirinkti darbuotojų mokymo platformą?
Racionalų atrankos procesą galima suskirstyti į šešis etapus.
1. Aprašyti mokymo procesą
Ne platformos funkcijas, o realų procesą nuo darbuotojo atsiradimo organizacijoje iki mokymų užbaigimo ir ataskaitos.
2. Atskirti privalomus ir pageidaujamus reikalavimus
Pavyzdžiui:
Privaloma:
SSO, automatizuotas vartotojų kūrimas, grupės, sertifikatai, API.
Pageidautina:
mobilioji programėlė, bendruomenės funkcija, gamifikacija.
Tai padeda išvengti situacijos, kai sistema pasirenkama pagal patrauklias, bet organizacijai nereikšmingas funkcijas.
3. Suprojektuoti integracijas
Reikia aiškiai nuspręsti, kuri sistema bus pagrindinis darbuotojų duomenų šaltinis ir kokia informacija judės tarp sistemų.
4. Patikrinti administravimo scenarijus
Demonstracijos metu reikėtų paprašyti ne gražaus produkto pristatymo, o atlikti realias užduotis:
Sukurkite 200 vartotojų.
Priskirkite jiems mokymą pagal skyrių.
Pakeiskite 40 darbuotojų grupę.
Sugeneruokite nebaigusiųjų ataskaitą.
Automatiškai priskirkite pakartotinį mokymą po 12 mėnesių.
Tokie testai labai greitai parodo realų platformos administravimo lygį.
5. Apskaičiuoti trejų metų TCO
Ne vien licenciją.
Įvertinti diegimą, integracijas, administravimą, palaikymą ir vidinių darbuotojų laiką.
6. Tik tada rinktis technologiją
Po šių etapų tampa gerokai aiškiau, ar organizacijai tinkamiausia:
- SaaS LMS;
- Moodle pagrindu sukurta sistema;
- enterprise LMS;
- specializuota darbuotojų mokymo platforma;
- ar individualiai integruota mokymo infrastruktūra.
Gera darbuotojų mokymo platforma turi mažinti administravimą, o ne jį perkelti į kitą sistemą
Darbuotojų mokymo platformos pasirinkimas yra ne vien programinės įrangos pirkimas.
Tai sprendimas, kaip organizacijoje artimiausius kelerius metus bus:
- suteikiamos mokymų prieigos;
- valdoma mokymosi istorija;
- automatizuojami procesai;
- kontroliuojami privalomieji mokymai;
- renkami duomenys;
- formuojamos ataskaitos;
- integruojamos personalo ir mokymo sistemos.
Todėl tinkamiausia LMS nebūtinai bus daugiausia funkcijų turinti sistema.
Geriausia darbuotojų mokymo platforma yra ta, kuri atitinka organizacijos procesus, integruojasi su jos technologine infrastruktūra ir gali augti nedidindama administravimo darbo tokiu pačiu tempu.
Kai šis principas tampa atspirties tašku, LMS galima vertinti ne kaip dar vieną IT įrankį, o kaip valdomą organizacijos mokymosi infrastruktūros dalį.
